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# Configuración de plantillas de presupuestos y facturas

> Cree en FieldPulse una plantilla reutilizable de presupuesto o factura con partidas, notas, archivos y un contrato guardados, para que los trabajos que se repiten comiencen con los datos ya completados.

> **Quién lo usa:** los administradores y los gerentes de equipo tienen de forma predeterminada el permiso **Create & send Estimates/Invoices** (crear y enviar presupuestos/facturas), y un administrador puede habilitarlo para un agente de servicio; cambiar los valores predeterminados de actualización de las plantillas en **Company Settings** (configuración de la empresa) requiere el rol de administrador. **Disponibilidad:** todas las regiones.

Una plantilla de presupuesto o factura guarda las partidas, las notas y los archivos de un tipo de trabajo que se repite, para que su equipo pueda reutilizarlos. Cree la plantilla una sola vez, y cada [presupuesto o factura](https://www.fieldpulse.com/features/estimates-and-invoices) que inicie a partir de ella se abre con los datos ya completados: nadie tiene que volver a escribir las mismas partidas para el mismo trabajo cada vez.

## Descripción general

Una plantilla de presupuesto o factura contiene las partes de un documento que no cambian de un trabajo a otro: las partidas y sus agrupaciones, los valores predeterminados de precio y cantidad, las etiquetas, los campos personalizados, las notas, los archivos y cualquier contrato adjunto. Si usa [QuickBooks](https://www.fieldpulse.com/company/partners/quickbooks), la plantilla también puede guardar la clase de QuickBooks, para que la clase se complete automáticamente en cada documento creado a partir de la plantilla.

Los pasos siguientes crean una plantilla de factura. El proceso para una plantilla de presupuesto es idéntico: comience en la pestaña **Estimates** (presupuestos) en lugar de **Invoices** (facturas).

## Recorrido en video

Vea el [recorrido en video de las plantillas de presupuestos y facturas](https://www.loom.com/share/9e4749f31d774bea84368af2b2beb3e1) (en inglés) para ver una demostración de cómo crear una plantilla e importarla a un documento nuevo, y luego siga los pasos escritos a continuación.

[https://www.loom.com/embed/9e4749f31d774bea84368af2b2beb3e1?hide\_owner=true\&hide\_share=true](https://www.loom.com/embed/9e4749f31d774bea84368af2b2beb3e1?hide_owner=true\&hide_share=true)

## Antes de comenzar

* Decida qué tipo de trabajo repetitivo cubrirá esta plantilla; por ejemplo, un reemplazo básico de inodoro o una visita de mantenimiento estándar.

* Confirme que las partidas que desea guardar ya existan en su lista o repositorio de artículos. Consulte [Configuración de la lista de artículos y el inventario](https://help.fieldpulse.com/es/inventory-materials/item-list/adding-items.md).

* Confirme que su rol pueda crear presupuestos y facturas. Los administradores y los gerentes de equipo tienen el permiso **Create & send Estimates/Invoices** de forma predeterminada, y un administrador puede habilitarlo para un agente de servicio; consulte [Detalles de roles y permisos de usuario](https://help.fieldpulse.com/es/settings/users-teams/user-roles.md).

## Configuración paso a paso

1. Vaya a **Invoices** en el menú lateral izquierdo y luego seleccione **Create Invoice** (crear factura).

   ![La lista Invoices con el botón Create Invoice resaltado](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/01.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=05cb0255f153e7ec187d1c3a16848ec3)

2. Antes de ingresar cualquier información, active **Save As Invoice Template** (guardar como plantilla de factura).

   ![La pantalla Create a new invoice con el interruptor Save As Invoice Template resaltado](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/02.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=8ca31f51214f9f188d916e0dbe24a488)

3. Ingrese un título para la plantilla en **Invoice Title** (título de la factura).

   ![Los campos Invoice Title y Reference resaltados, con el interruptor Save As Invoice Template activado](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/03.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=da4698962169918df9f7974b201c1b29)

4. Agregue las partidas que desea que la plantilla guarde y organícelas como se explica en [Cómo usar paquetes y agrupaciones de partidas](https://help.fieldpulse.com/es/estimates-invoices/creating/line-item-bundles.md).

   ![El área de partidas de una plantilla de factura resaltada, con Add Item, Pricebook, Add Grouping e Insert Bundle](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/05.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=c31c9c4665a4d78466c7609e3aa8f356)

5. Si usa QuickBooks, seleccione la **QuickBooks Class** (clase de QuickBooks) que se guardará en la plantilla, para que la clase se complete automáticamente en cada documento creado a partir de la plantilla.

   ![Una plantilla de presupuesto con el menú desplegable QuickBooks Class y el interruptor Save As Estimate Template resaltados](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/04.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=6a7772a6d2c4e4066a5ced52fdfd1f2d)

6. Agregue las etiquetas y los campos personalizados que desee reutilizar.

   ![El campo Tags resaltado en la plantilla, con los campos personalizados de Additional Fields debajo](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/06.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=f2efac780961e182095f6ddf9195a593)

7. Agregue notas y adjunte los archivos o el contrato que necesite.

   ![Las pestañas Invoice Notes, Internal Notes, Files y Contract resaltadas en un registro de factura, con un contrato de acuerdo de pago vinculado](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/07.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=b011763afd586a5caf0f116dab8501ec)

8. Seleccione **Save** (guardar).

   También puede comenzar una plantilla desde la pestaña **Templates** (plantillas) de la página de facturas (o de presupuestos): seleccione **Templates > New Invoice** (nueva factura) y active **Save As Invoice Template**.

## Referencia de configuración

Cada plantilla de presupuesto o factura tiene un interruptor **Update Template via Item Repository** (actualizar la plantilla desde el repositorio de artículos) que mantiene las partidas de la plantilla sincronizadas con su lista o repositorio de artículos, de modo que un cambio de precio o de SKU que haga allí se aplique a los documentos futuros creados a partir de esa plantilla. Abra una plantilla guardada para activar o desactivar el interruptor en esa plantilla.

![Un registro de plantilla de factura con el interruptor Update Template via Item Repository activado](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/10.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=82f1d520d78eea53f844973e1c314566)

Para definir cómo se comporta ese interruptor en las plantillas nuevas, vaya a **Company Settings > Estimates & Invoices > Advanced** (configuración avanzada de presupuestos y facturas). Dos opciones lo controlan:

| **Opción** | **Qué controla** |
| - | - |
| **Default Update Estimate & Invoice Templates via Item Repository** (actualizar de forma predeterminada las plantillas de presupuestos y facturas desde el repositorio de artículos) | Define si el interruptor de actualización comienza activado o desactivado en las plantillas nuevas de presupuestos y facturas de aquí en adelante. Esto no cambia las plantillas existentes. |
| **Item fields to update via Item Repository** (campos de artículo que se actualizan desde el repositorio de artículos) | Selecciona qué campos de las partidas se actualizan desde la lista o repositorio de artículos; por ejemplo, el costo unitario, el precio unitario, si lleva impuestos, el número de SKU o la cantidad. |

![La subpestaña Advanced de Estimates & Invoices en Company Settings, con las dos opciones de actualización de plantillas resaltadas](https://mintcdn.com/fieldpulse/ZtNX8pwzNqOcNF1n/static/images/_api/8215828-estimate-invoice-templates/11.png?fit=max\&auto=format\&n=ZtNX8pwzNqOcNF1n\&q=85\&s=55d6aa5f5ec7479a862bd4ed2f99ed84)

## Artículos relacionados

* [Cómo usar plantillas de presupuestos y facturas](https://help.fieldpulse.com/es/estimates-invoices/templates/using-templates.md)
* [Cómo usar paquetes y agrupaciones de partidas](https://help.fieldpulse.com/es/estimates-invoices/creating/line-item-bundles.md)
* [Configuración de temas personalizados para presupuestos y facturas](https://help.fieldpulse.com/es/estimates-invoices/templates/themes.md)
* [Configuración de la lista de artículos y el inventario](https://help.fieldpulse.com/es/inventory-materials/item-list/adding-items.md)

Su plantilla está lista cuando aparece en la lista **Import Template** (importar plantilla) y, al crear una factura o un presupuesto a partir de ella, el documento se abre con las partidas, las notas y los archivos guardados ya en su lugar; a continuación, consulte [Cómo usar plantillas de presupuestos y facturas](https://help.fieldpulse.com/es/estimates-invoices/templates/using-templates.md).


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